Rara avis in terris “un ave rara en la Tierra”: Una ponencia exitosa

Hay especies raras o en peligro de extinción; son aquellas personas que cuando se ponen delante de un público, parece como que se transforman y consiguen, en pocos segundos, obnubilar a todos los asistentes.

Me he encargado de organizar muchas Reuniones, Congresos, Convenciones, Incentivos, Experiential Coaching, Eventos Solidarios… donde en un momento determinado, generalmente el de mayor intensidad, una persona toma el micrófono… y comienza a transmitir el mensaje para el cual han sido todos convocados.

También he asistido a foros, congresos…  como participante y en no pocas ocasiones, como ponente.

¿Qué tienen algunas personas que cuando comienzan a hablar en público, la sala parece como si se parase en el tiempo?

Donde hasta las personas que están trabajando azafatas, técnicos.. se olvidan de sus cometidos y se meten en el contenido.
No voy a calificarme como ponente, ni tampoco voy a calificar a nadie; pero sí, desde la basta experiencia de lo anteriormente mencionado, quiero transmitiros mi decálogo para una ponencia exitosa:

1. Que el ponente conozca la audiencia.

Siempre que tengo que dar una ponencia, creo muy importante conocer muy bien el perfil de los participantes. Para ello, a parte de toda la información recibida previamente, cuando puedo, me pierdo entre ellos antes de dar la misma. Incluso, si previamente hay otras ponencias, procuro escucharlas. Necesito saber qué se les ha transmitido con anterioridad, sus reacciones, el estado de animo de los mismos.

¿Os imagináis a más de 200 personas haciendo esto?

Pues lo hicieron…

Recuerdo hace un año más o menos en el FORO MICE de Zaragoza, tenía que realizar una mesa redonda con Joaquín Sagués (Global Events). La mañana iba con retraso. Eran más o menos las dos de la tarde y todavía no habíamos comenzado… la audiencia estaba cansada y con muchas ganas de irse a comer… lo sabía porque ¡yo había sido uno de ellos!
Cuando me encontré con Joaquin, le dije “o los enganchamos desde el inicio o van a contar los segundos para que terminemos”.
Dicho y hecho; ante la sorpresa de todos los participantes, incluido el propio Joaquín, les hice bailar a todos la conocida HAKA MAORI (que por cierto es un ejercicio inmejorable de comunicación, de concentración antes de un evento importante), el resultado fue que conseguimos ilusionar y motivar a la audiencia, captar todas las miradas hacia lo que les queríamos transmitir.

2.- Que el ponente esté en la misma sintonía que la audiencia.

He asistido a actividades donde los participantes están en un momento emocional alto, como por ejemplo, cuando realizamos alguna actividad participativa por equipos y luego reunimos a todos en un mismo lugar para transmitirles un mensaje. Si el ponente no ha vivido previamente esta experiencia, el resultado es que la ponencia queda totalmente fuera de lugar, ya que la conexión entre ponente-participante es inexistente.
Debemos hacer lo imposible como ponentes para llegar a la ponencia en la misma conexión emocional que los participantes: ¿qué han vivido antes de la misma? ¿puedes vivirla tú con ellos previamente?

3. El mensajes es para ellos, no para ti.

Antes de la ponencia: prepararla respondiendo a esta pregunta: ¿de este tema, qué les puede servir a ellos, en qué les puedo ayudar? La ponencia es para ellos, no para ti.

Durante la ponencia: físicamente estar en ellos desde un inicio: míralos a la cara; si puedes baja y paséate entre ellos (aunque esto muchos ponentes lo tengan descatalogado); ¡toca a los participantes!… una mano en un hombro, un saludo, un gesto cercano…
Ellos, son los que te van a dar directamente el feedback de lo que les estás diciendo. Si no los miras, si no estas en ellos, no puedes saber en qué grado de conexión están con lo que les estas transmitiendo; no podrás interactuar con ellos.
El posicionamiento del ponente les dice a los participantes “si está con ellos o delante de ellos”.
Después de la ponencia: Saber evaluar el ROI de la misma, la incidencia que ha tenido en cada uno de los participantes.

Una ponencia es una conversación, no un monologo; en el cual, uno transmite desde la palabra, “el ponente” y el resto, “los asistentes”, responden desde su comunicación no verbal.

4.  Inteligencia, Voluntad y Emoción

Cuando la inteligencia (razón) mueve a la voluntad (acción) y a ello le sumamos el ardor de corazón (emoción), logramos penetrar en la esencia de lo que estamos diciendo y llegaremos a la totalidad de los participantes.
Hay participantes más racionales, más emocionales o más visuales (voluntad). Si sabemos comunicar desde los tres planos mentales, si sabemos integrar las tres vías de comunicación, el mensaje llegará a todos los públicos de tres maneras diferentes.
Tengo que decir sobre este punto que la mayoría de las ponencias a las que he asistido son totalmente racionales “el qué”, o basadas en la voluntad “el cómo”, pero la conexión con el público no llega hasta que a lo anterior le unes el ardor de corazón, “el querer”.

La integración de la inteligencia, voluntad y emoción, hace que penetre el mensaje por todos los poros de su piel.
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 5.  De Espectador a Participante.

Una vez realizado los cuatro anteriores, es importante que el espectador se sienta parte de lo que se está diciendo, que pueda ejercitar su imaginación o movilizar sus acciones para llegar a emocionarse, que sienta la fuerza del afecto a lo que se está diciendo.

En el momento en que te sientes identificado, que te sientes parte, ese es el instante que pasas de ser mero espectador a ser participante.

Todos podemos ser buenos ponentes:

Todos en la vida de alguna manera u otra hemos sido y somos “ponentes”; ya sea en pequeñas reuniones familiares, con amigos, en tu comunidad de vecinos….

Las anteriores son las cualidades que a mí me han ayudado a la hora de transmitir un mensaje en público. Hay muchísimas más, entre ellas, las tuyas.

Entre todas las ponencias, recuerdo muy especialmente una de María del Mar García. La escuche en el congreso LQDVI, de hace unos meses en Madrid. María del Mar, me dejaste sin palabras, casi las mismas que tú dijiste… solo sé que al final me encontré levantado junto a miles de personas aplaudiéndote.

No hace falta ser un gurú de la comunicación o tener muchísimas cualidades, “el verdadero ponente es el que se prepara y entrega totalmente a sí mismo, tal y como uno es”.
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6 Comments

  • Reply rOCIO 21 febrero, 2012 at 10:44

    Que bueno, razón , voluntad , emoción!!!!

    • Reply Antonio Mateo Santana 21 febrero, 2012 at 12:30

      El éxito esta en poder integrar las tres, de tal manera que funcionen como una maquinaria, que la una mueva a la otra. Gracias Rocío por tu comentario.

  • Reply fernando Lopez 21 febrero, 2012 at 23:52

    Estupendo post Antonio. Nos das unas interesantes claves para conseguir no el objetivo de transmitir (básico en comunicación) sino el de conectar (imprescindible)
    Muy bueno. Un abrazo

    • Reply Antonio Mateo Santana 22 febrero, 2012 at 13:10

      ¿Que difícil es verdad? pero cuando se consigue ya como ponente o como participante no tiene precio. Muchas gracias Fernando

  • Reply Javier Baz 22 febrero, 2012 at 23:22

    Antonio, realmente impresionante tu planteamiento, ¡Qué razón tienes! En cuantas ponencias me habré quedado medio dormido o con el bostezo fácil atacando y teniéndolo que evitar.

    Otra variable importante a considerar en estos días la capacidad de irse fuera de la presentación parte de nuestra audiencia gracias a los conexiones a redes sociales que si no les interesa lo que les planteas se ponen a interactuar con otras personas. De igual modo podemos conseguir un impacto positivo si los asistentes comparten en sus redes sociales, twitter, facebook, etc comentarios positivos, fotos o vídeos donde muestran su nivel de satisfacción y que nos permite analizar el impacto positivo.

    Lo de ser un buen ponente yo lo pondría al nivel de un deportista profesional, necesita un nivel de preparación alto para triunfar.

    • Reply Antonio Mateo Santana 23 febrero, 2012 at 11:23

      Efectivamente las redes sociales son muy determinantes para medir el impacto durante la misma ponencia, cuantas frases en twitter, facebook… salen al unísono y nos transmiten el entusiasmo de todo lo que se esta diciendo… y “la preparación de un buen ponente esta a la altura del esfuerzo de un deportista profesional” ¡que gran realidad!. Gracias Javier por tus magnificas aportaciones.

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